Відповіді на всі випадки життя прямо на цьому сайті

Як провести негласний аукціон

Кроки

  • Run a Silent Auction Step 1.jpg 1 Складіть каталог цін на товари та перелік осіб, у яких ви їх придбали. Додайте кілька колонок в ваш каталог, в яких ви вкажете інформацію про осіб, що здобули той чи інший товар, їх номери телефонів та ціну, яку вони заплатили. Таким чином, ви будете впевнені, який товар кому належить, і будете точно знати, яку суму грошей ви заробили. До того ж, у випадку якщо ви вирішите продовжувати проводити такі аукціони, було б здорово щорічно збирати на цей захід одних і тих же людей.
    • При складанні каталогу, використовувати комп'ютерні програми. Можете знайти волонтера, який буде заповнювати інформацію за вас. У цьому випадку, передбачте в каталозі колонки для внесення такої інформації, як імена донорів, їх адреси і номери телефонів, номери товарів, опис товарів та їх вартість.
  • Run a Silent Auction Step 2.jpg 2 Назвіть окремий номер кожного товару, утворюючи їх лоти. Використовуйте для цього маленькі клейкі папірці чи готові наклейки з номерами, доступні в звичайних або канцелярських магазинах. Якщо у вас більше, ніж кілька товарів, і якщо деякі з них мають однорідні якісні ознаки, це полегшить вам процес підтримки системи відстеження. Просто встановіть один і той же номер поряд з найменуваннями товарів у вашому каталозі, мають такі однорідні якісні ознаки.
  • Run a Silent Auction Step 3.jpg 3 Роздрукуйте бланки для внесення пропозицій ціни. У бланках вкажіть найменування товару, короткий опис товару та ціну. Внесіть мінімальну ціну (зазвичай близько 20% від ринкової вартості) та мінімальну ставку збільшення ціни. (Мінімальне підвищення приблизно має становити $1 на товар вартістю до $50, $2, $50-$100, $5 для товарів вартістю понад $100). Переконайтеся, що у бланку є місце для внесення імен учасників аукціону, їх номерів телефонів і пропонованої ціни за товар. Якщо побажаєте, можете додати в кожен листок учасників ціну навпроти кожного товару, запропонувавши яку учасник зможе відразу ж придбати той чи інший товар, не чекаючи закінчення аукціону.
  • Run a Silent Auction Step 4.jpg 4 Складіть список речей, які вам можуть знадобитися і вирушайте за покупками. (Див. «що вам знадобиться» нижче.)
    • Постарайтеся купувати приналежності в магазинах, які передбачають прийнятні умови повернення товару. Якщо магазин вимагає членську картку, не забудьте про неї, у разі якщо доведеться відправити кого-небудь в магазин за речами, щодо яких згадайте в останню хвилину. Також переконайтеся, що цей чоловік захопив з собою мобільний телефон, а у вас є його номер. Ви обов'язково згадаєте про необхідність придбати щось ще, як тільки ця людина відправиться за відсутніми приладдям.
    • Придбайте достатню кількість ручок і держаків, кілька упаковок замазки, роздрукуйте додаткові бланки для учасників, і додатковий скотч, щоб приклеїти бланки. Не допустіть того, щоб люди чекали своєї черги, щоб внести ціну, яку вони хотіли б вам заплатити.
  • Run a Silent Auction Step 5.jpg 5 Залучіть волонтерів. Використовуйте для цього список своїх контактів або адресну книгу електронних адрес. Вам знадобляться: волонтери для участі у підготовці; спостерігачі, щоб стежити за часом закінчення торгів, прийому пропозицій і вимоги по мінімальній вартості і мінімальною ставкою підвищення дотримані; група людей, інакше «банк», сортують бланки учасників, визначають переможця і збирають гроші; і, звичайно ж, команду прибиральників.
    • Визначте волонтерів бажаючих взяти на себе роль офіційних представників. Ці люди повинні знати правила негласного аукціону і до кого звернутися у разі виникнення питань, на які вони не зможуть відповісти. Під час аукціону на них повинна бути відмінна одяг (капелюх, жилет, жакет, або стрічка через плече), яка буде вказувати, що вони офіційні представники аукціону.
  • Run a Silent Auction Step 6.jpg 6 Почніть підготовку заздалегідь; за день до початку події. Вам знадобиться додатковий час не тільки на оформлення, але і на помилки. Якщо є можливість, постарайтеся підготувати всі за день чи за два, щоб не турбуватися про це. Розгляньте можливість доручити одному з бажаючих пройтися по магазинах і прикупити забуті речі.
  • Run a Silent Auction Step 7.jpg 7 Розкладіть товари і бланки так, щоб люди могли їх бачити. При великій кількості товарів, вам доведеться включити уяву. Наприклад, деякі речі краще повісити на стіни або розмістити на підставки. Не обов'язково щоб бланки на товар розташовувалися в безпосередній близькості з ним. Досить розмістити їх поблизу. Для цього і існують індивідуальні номери. (Стікер з номером повинен бути на кожен товар і відповідати номеру такого товару, вказаним у бланку.) Доручіть одного з волонтерів зробити бланки та сертифікати до товарів, у яких вони відсутні. (Сертифікати потрібні речей, наприклад, таким як безоплатно надані послуги, у яких таких сертифікатів немає. Ви також можете використовувати свої власні сертифікати якості подарункових сертифікатів з дрібним шрифтом.)
  • Run a Silent Auction Step 8.jpg 8 Приклейте бланки на товари, так як вони можуть легко розлетітися і заполонити весь зал.
  • Метод 1 з 2: під час аукціону

  • Run a Silent Auction Step 9.jpg 1 Нехай спостерігачі стежать за столами. Щоб переконатися, що бланки залишаються на місцях і люди дотримуються вимоги мінімальних вартості і підвищення ставки. У людей напевно будуть виникати питання стосовно деяких товарів. Тому постарайтеся підготувати спостерігають до відповідей на всі питання.
  • Run a Silent Auction Step 10.jpg 2 Попереджайте людей, коли закінчується час. Робіть заяви як мінімум за 10 і 5 хвилин до закінчення. Якщо у вас тільки одна закриття, оголосіть голосно і чітко про те, яке це закриття. Люди схильні пропонувати самі високі ціни безпосередньо перед закінченням часу на прийом ставок. Закінчуйте в указаний час. (Нехай тільки одна людина стежить за часом, так як час у кожного на годиннику може розходитися.)
  • Run a Silent Auction Step 11.jpg 3 Коли час робити ставки закінчиться, нехай спостерігачі швидко зберуть всі ручки і бланки, щоб ніхто не намагався внести зміни в бланках після закриття прийому ставок. Спостерігачі повинні знайти переможця і перекреслити порожні місця в бланках, щоб ніхто не зміг додати свого імені після закриття.
  • Run a Silent Auction Step 12.jpg 4 Спостерігачі повинні переконатися, що переможець слідував правилам мінімальної ціни на товар і підвищення мінімальної ставки. Якщо мінімальна ціна не була дотримана, відкладіть цей бланк в бік. Організатори повинні вирішити пізніше, що з ним робити. Якщо мінімальна ставка підвищення не була дотримана, виберіть таку саму високу ставку, яка відповідає правилу мінімального підвищення. Потім спостерігачі повинні передати бланки в «банк».
  • Run a Silent Auction Step 13.jpg 5 Нехай волонтери «банку» переділять бланки за прізвищами в алфавітному порядку. Якщо хто-небудь виграв більше ніж один товар (що трапляється дуже часто) скріпіть такі бланки разом. Таким чином, вони заплатять вам тільки один раз загальну суму. Якщо у вас тільки кілька речей, ви можете вимовляти імена людей, щоб вони виходили забрати виграні товари.
  • Run a Silent Auction Step 14.jpg 6 Занавесьте зону «банку», нехай всі чекають результатів. Вони будуть турбуватися, виграють чи бажане. Змусьте їх чекати. Стимулюйте людей, які планують продовжити робити ставки почекати з оплатою до тих пір, поки вони не закінчать робити ставки.
  • Run a Silent Auction Step 15.jpg 7 Запросіть людей в «банк» коли «банкіри» будуть готові. Можете викликати одного за іншим або попросити їх вишикуватися в чергу. При застосуванні останнього, «банкірам» доведеться шукати необхідний бланк в купі, тому дуже важливо, щоб бланки розташовувалися в алфавітному порядку.
  • Run a Silent Auction Step 16.jpg 8 Якщо людина виграв один або кілька товарів і не з'явився, відкладіть такий бланк в бік. Коли ви майже закінчили з людьми у черзі, нехай ведучий оголосить імена переможців, яких в черзі не виявилося, на випадок, якщо вони все ще знаходяться в залі.
  • Run a Silent Auction Step 17.jpg 9 В процесі оплати нехай волонтери розносять товари. Учасники, звісно ж, можуть самі забирати свої речі, але негласні аукціони найчастіше залучають людей, які марять ідеєю зробити гарну угоду і не завжди підтримують причину підвищення ставки. Багато людей дуже чесні, але один поганий випадок все ж може зіпсувати вечір всім гостям.
  • Метод 2 з 2: після аукціону

  • Run a Silent Auction Step 18.jpg 1 Розберіться з залишеними речами. Після того як ви роздасте товари переможцям, скоріше за все ви виявите залишені речі. Можливо, деякі учасники пішли додому раніше і не в курсі, що перемогли. Скористайтеся залишеними номерами телефонів на бланках. Вам доведеться взяти додому залишені речі, якщо тільки ви не домовитеся залишити їх у місці проведення аукціону. Переконайтеся, що у вас або у одного з волонтерів є бланки з номерами телефонів.
  • 2 На наступний день розберіться з залишеними товарами. Обдзвоніть самі або доручіть кому-небудь обдзвонити тих, хто виграв товар за правилами, але з якоїсь причини товар не забрав. Розсортуйте бланки і об'єднайте ті, в яких вказані одні й ті ж імена. Такі люди могли придбати один товар або двадцять. Порахуйте загальну суму для кожної людини і почніть обдзвонювати переможців. Попросіть їх прийти і забрати речі. Дайте їм можливість вибрати час самим. Якщо у вас занадто багато залишених речей, розділіть бланки так, щоб одній людині не довелося обдзвонювати двадцять. Ця частина може бути не дуже приємною, тому розділіть роботу, щоб було легше.
  • 3 Будьте готові до покупців, ухиляється від своїх зобов'язань. Безсумнівно, виникнуть випадки, коли люди не захочуть платити за товари, на які вони робили ставки. Зателефонуйте наступного людині, що стоїть у списку і поцікавтеся, чи не бажає він все ще цей товар.
  • Run a Silent Auction Step 21.jpg 4 Підрахуйте прибуток, перед тим як відправитися в банк. Касири можуть помилятися. Вивчіть виписані чеки на предмет помилок. Банк може прийняти їх, але ви повинні знати про будь-які погрішності в чеках. Гроші, сплачені за товар, який ще не досяг покупця, краще відкласти в сторону.
  • 5 Поверніть будь-які речі, які ви взяли напрокат в цілях організації події.
  • Run a Silent Auction Step 23.jpg 6 Виразіть вдячність і визнання тим, хто продав або купив. Якщо у вас є адреси електронної пошти волонтерів, які брали участь в аукціоні, пошліть їм лист подяки і повідомте про те, наскільки успішно пройшов захід. Зв'яжіться з кореспондентами газет або радіо провідними, які рекламували ваш аукціон, щоб також висловити подяку й розповісти яким успішним був вечір. Напишіть листа редакторам місцевої газети і подякуйте людей, які вам допомогу. Якщо запропонована ціна переможця за товар набагато перевищить реальну вартість, то йому/їй, крім подяки, може знадобиться квитанція про вирахування з суми податку. Також, якщо у вашій організації є офіс або департамент бухгалтерського обліку, вам необхідно уточнити про які застосовуються податках на товари, які брали участь на аукціоні, і про необхідність вирахування податку із запропонованих цін.
  • Поради

    • Продырявьте верхівку бланків і пустіть їх через мотузку на одній стороні столу. Таким чином, коли закінчиться час для прийому ставок, вам знадобиться тільки по одному волонтеру по обох краях мотузки, щоб зібрати всі бланки одним махом (а також тримати людей подалі від можливості зробити останню ставку після закінчення часу).
    • Якщо в аукціоні беруть участь безліч товарів, розгляньте можливість робити перерви, наприклад, кожні 15 хвилин. Це допоможе захистити волонтерів від перевтоми під час закриття столів. Якщо ви застосуєте це, виникне необхідність розподілити який товар, на якому столі буде розташовуватися. Зазвичай, більш дорогі та популярні товари розташовують у кінці приміщення, але буде краще також трохи підігріти наснагу товарами на перших столах. Просто почніть розташовувати товари на столах і робіть необхідні перестановки. Буде набагато легше, якщо всі перестановки буде координувати один чоловік, а два або три також можуть славно працювати над цим разом.
    • Використовуйте ручки замість олівців.
    • На бланках, імена повинні вписуватися при кожному підвищенні ціни, в той час як номери телефонів тільки один раз. В якості альтернативи, ви можете розмістити людей в дверях для реєстрації учасників.
    • Якщо у вас багато товарів, зробіть бланки половинного розміру (10,36 см x 27 см). Це допоможе позбавити вас від нагромадження столів бланками. Якщо порожнє місце в бланках закінчиться, ви можете приклеїти скотчем новий бланк зверху.
    • Використовуйте технології. Використання смс на негласних аукціонах може помітно збільшити прибуток. Додаткова швидкість збільшує кількість пропозицій, що в підсумку приводить до збільшення ціни. Різні системи кнопкових панелей також доступні, але смс обійдуться набагато дешевше, і їх легко сортувати.
    • Нехай кілька волонтерів проставить свої імена та мінімальну ціну на бланках. Таким чином, товар стане ще привабливішою. Нехай вони зроблять це за деякий час до початку аукціону. Тому що в процесі заходу, у волонтерів буде дуже мало часу на це. Також, дозволивши волонтерам внести свої пропозиції заздалегідь, ви тим самим, не відіб'єте бажання учасників запропонувати більшу ціну.
    • Прийміть погоду до уваги. Якщо захід проходить на відкритому повітрі, подумайте заздалегідь про такі речі, як вітер, дощ, сонце (природні умови несприятливі для пляшок з вином і свічок, які можуть розтанути...) і т. д.

    Що вам знадобиться

    • Бланки для учасників (можете зробити на домашньому комп'ютері)
    • Каталог товарів
    • Пакувальна стрічка
    • Прозорий скотч (для закріплення бланків на столах)
    • Пристосування для кріплення знаків і товарів на стінах (наприклад, художній скотч, який при знятті не зашкодить обробку на стіні)
    • Маркери
    • Ручки (Багато ручок! Як мінімум одну на кожен бланк). Придбайте декілька упаковок в магазині
    • Замазка, але не рідка
    • Столи
    • Навіс або щось подібне, для захисту від сонця
    • План на випадок дощу. Все знаходиться під навісом? Що якщо почне дути вітер?
    • Кольоровий папір і маркери, щоб зробити знаки
    • Один або кілька степлерів (щоб скріплювати разом кілька переможних бланків належать одній людині)
    • Інформаційний лист для волонтерів «банку», які відповідають за прийом чеків
    • Сейф і здача. (Наприклад, 100 купюр в $1, 8 купюр по $5, і 5 купюр по $10). Здача для ведучого (-їй), якщо він/вона вирішить пограти на підвищення.
    • Скатертини для столів. Придбайте недорогі одноразові скатертини, доступні на ринках.


    Додати коментар
    Ваше ім'я:  
    Напівжирний Нахилений текст Підкреслений текст Перекреслений текст | Вирівнювання по лівому краю По центру Вирівнювання по правому краю | Вставка смайликів Вибір кольору | Прихований текст Вставка цитати Перетворити вибраний текст з транслітерації в кирилицю Вставка спойлера

    2+2*2=?