Відповіді на всі випадки життя прямо на цьому сайті

Як керувати життєвими пріоритетами через Excel

Кроки

  • Manage Priorities with Excel Step 1 preview.jpg 1 'Створити вкладку "Головна" або "Офіс". Відкрийте новий аркуш Excel. Клацніть правою кнопкою миші на вкладці "Лист1" у нижній частині таблиці і натисніть "Перейменувати". Введіть "Головна" або "Офіс"..
  • Manage Priorities with Excel Step 2 preview.jpg 2 Перейменуйте Лист2 як "Шаблон" та Аркуш3 як "Точки", повторивши Крок 1.
  • Manage Priorities with Excel Step 3 preview.jpg 3 Створіть таблицю «Важливо». На вкладці «Точки», заповніть колонки А, В і С:
  • Manage Priorities with Excel Step 4 preview.jpg 4 Визначте назву таблиці "Важливо". Виділіть діапазон A2:С7. Натисніть "Вставка" - "Ім'я"- "Визначити"
    • Вкажіть ім'я як "Важливо" і натисніть кнопку OK.
  • Manage Priorities with Excel Step 5 preview.jpg 5 . Створення таблиці "Досягнень". Повторіть кроки 3, 4 і 5, щоб створити таблицю "Досягнень" у стовпці E, F і G. Виділіть діапазон E2:G6 і дайте таблиці назву "Досяжність".
  • Manage Priorities with Excel Step 6 preview.jpg 6 Створіть таблицю «Терміновість». Повторіть кроки 3, 4 і 5, щоб створити таблицю "Терміновості" у колонках I, J і K.
  • Manage Priorities with Excel Step 7 preview.jpg 7 Введіть шапку таблиці на листі «Головна». Натисніть на листі «Головна» і вставити заголовки в 1 рядку:
    • A - Пріоритет 1 для найбільш важливих завдань, але можете виставити навпаки - 100
    • B - Назва завдання.
    • C - Важливість осередків A, B, C, D, E, F таблиці.
    • D - "Досяжність" А1:А5 таблиці.
    • E - "Терміновість"- необхідність виконання завдання "Дати офіційного завершення".
    • F - "Дата офіційного завершення"- коли задача повинна бути завершена. Зробіть її приблизною, а не фіксованого. «Днів до початку» вказує на кількість днів до завершення завдання і «Продовження» -максимальний термін, на який ви можете продовжити її виконання. Зробити стрижку, наприклад, може мати 5 «Днів до початку», з терміном «Продовження» - 4 - це допоможе вам визначити терміни виконання цього завдання, тобто записатися до перукаря і зробити стрижку рівно в зазначений термін: не раніше і не пізніше відведеного періоду.

    • G - «Днів до завершення» - за скільки до завершення завдання ви можете почати її виконання.
    • H - «Продовження» - термін, на який можна продовжити її виконання.
    • I - «Днів залишилося» -загальний період виконання завдання. Може вийти від'ємне число, якщо ви не завершіть завдання у встановлені терміни.
    • J - «Дата завершення» - фактична дата завершення завдання.
    • K - «Коментарі»- відомості про завдання і її виконанні.
  • Manage Priorities with Excel Step 8 preview.jpg 8 Введіть свій список завдань. Колонки «Пріоритет», «Терміновість» та «Днів залишилося» залиште порожніми. Вони будуть заповнені формулами.
  • Manage Priorities with Excel Step 9 preview.jpg 9 Введіть «Днів залишилося», «Пріоритет» і «Терміновість» наведені нижче формули для рядка 2.
    • I (Днів залишилося) =F2-IF(ISBLANK(J2),TODAY(),J2)
    • E (Терміновість) =IF(I2>G2,5,IF(I2>0,4,IF(I2=0,3,IF(I2 H2>0,2,1))))
    • A (Пріоритет) =VLOOKUP(C2,Importance,2,FALSE) VLOOKUP(D2,Effort,2,FALSE) VLOOKUP(E2,Urgency,2,FALSE)
  • Manage Priorities with Excel Step 10 preview.jpg 10 Змініть формат комірки I2 на «числовий», клікнувши правою кнопкою миші в комірці, виберіть команду «формат» та встановіть на вкладці «формат» - «число» 0 знаків після коми.
  • Manage Priorities with Excel Step 11 preview.jpg 11 Скопіюйте формули для «Пріоритету», «Терміновості» та «Днів залишилося», щоб заповнити залишилися клітини в кожному стовпці. Виділіть комірку Е2 і натисніть CTRL-C. Виділіть комірки E3:E10 і натисніть CTRL-V. Повторіть копіювання осередку I2 у I3:I10. Також повторіть копіювання клітинки A2 в A3:А10. Не звертайте уваги на дивні значення, отримані в незаповнених клітинках.
  • Manage Priorities with Excel Step 12 preview.jpg 12 Відсортуйте рядка за пріоритетом. Виберіть кількість рядків діапазон A1:відповідне вашим даним. Потім натисніть на «Сортувати дані".
  • Manage Priorities with Excel Step 13 preview.jpg 13 Збережіть таблицю «пріоритетів», включаючи дату оновлення.
  • Manage Priorities with Excel Step 14 preview.jpg 14 Відзначайте завершені завдання. По мірі виконання завдань, відмітьте клітинку завершеною у колонці «Дата завершення». Запам'ятайте комбінацію CTRL-; (клавіша управління і крапка з комою) відразу введе поточну дату.
  • 15 Слідкуйте за змінами «Пріоритетів» кожен день. У таблиці наведено завдання з пріоритетами на кілька днів. На 13 липня всі завдання знаходяться ще до початку, тому вказані великі числа. 20 липня, найбільш високі пріоритети (найменші числа) утворюють групу з чотирьох завдань, у тому числі Очистити газон, яка повинна бути завершена в цей день. 21 липня її пріоритет зростає, тому що ми переходимо в період «Продовження» і 23 липня вона знову зростає, тому що термін завдання виходить за період «Продовження». Оплата рахунків також проходить через ескалації на 23-му і 25-му дні.
  • Поради

    • Ви можете вільно додавати більше завдань, колонок і категорій.
    • Якщо необхідно, оновлюйте лист кожен день.
    • Розбивайте великі завдання на маленькі.
    • Тримайте окремими файли Excel для сім'ї/дому і роботи.
    • =IF(WEEKDAY(TODAY(),2)>5,TODAY()-(WEEKDAY(TODAY(),2)-5) 7,TODAY()-(WEEKDAY(TODAY(),2)-5))
    • Також прочитайте статті по тайм-менеджменту.
    • Ви можете завантажити шаблон цієї таблиці тут: [1]
    • Скопіюйте повторювані завдання на вкладку Шаблони, так щоб ви могли легко знайти і скопіювати їх знову в таблицю.
    • Міняйте пріоритетність завдань щодо необхідності.
    • Використовуйте автофільтр для вибору прострочених завдань (Терміновість =1) або найбільш важливі завдання (Важливість ="A")
    • Один із способів зберегти повторюване завдання оновлюється кожен раз - це ввести під назвою колонки: (У цьому прикладі приведена "П'ятниця" - "5")
    • Встановіть додаткові формати на "Дата офіційного завершення", щоб вказати дати, після яких терміни вимагають додаткового часу.

    • Щотижня, щомісяця (або, можливо, рідше) підраховуйте кількість виконаних завдань у кожному періоді. Це тільки поліпшить вашу ефективність.
    • Поставте сьогоднішню дату (Понеділок=1, Вівторок=2, ... Неділя=7) і перевіряйте її до кожної п'ятниці, якщо минув тиждень з поточної п'ятниці, додадуться сім днів. Якщо ні, то відіб'ється п'ятниця поточного тижня.
    • У цьому прикладі, Понеділок = 1, Вівторок = 2, Середа = 3, Четвер = 4, П'ятниця = 5, Субота = 6, Неділя = 7.
    • Щоб змінити формулу, наприклад, для вівторка, ми можемо побачити зі списку "вівторок = 2", що можна замінити три 5 у формулі 2.

    Попередження

    • Зберігайте список через кожні кілька сеансів для відновлення.
    • Розраховані пріоритети не є порядковими числівниками. Завершення "1" пріоритетне завдання підніме в списку усі інші. Пріоритети можуть змінюватись в межах ста та не всі числа можливі. Фокус пріоритетів зазвичай між 1 і 12.
    • Не хвилюйтеся, якщо у вас багато завдань - навіть прострочені на два місяці завдання залишаються в списку.
    • Тайм-менеджмент вибудовується для кожного по-своєму, тому таблиця може не співвідноситися з вашими цілями і потребами. Щоденний контроль, наприклад, може виявитися занадто жорсткою умовою. Це може підійти вам і не підійти вашим друзям або навпаки.
    • Замість Excel ви можете використовувати Google аналог, що дозволить вам керувати списком з будь-якого місця.


    Додати коментар
    Ваше ім'я:  
    Напівжирний Нахилений текст Підкреслений текст Перекреслений текст | Вирівнювання по лівому краю По центру Вирівнювання по правому краю | Вставка смайликів Вибір кольору | Прихований текст Вставка цитати Перетворити вибраний текст з транслітерації в кирилицю Вставка спойлера

    2+2*2=?