Відповіді на всі випадки життя прямо на цьому сайті

Як правильно відповідати на електронні повідомлення

Кроки

Частина 1 із 5: Читання електронних повідомлень

  • Write a Follow Up Email Step 1.jpg 1 Перед відповіддю уважно прочитайте всі повідомлення. Ніколи не відповідайте на перше питання, не прочитавши інші.
  • Write a Follow Up Email Step 2.jpg 2 Визначте стиль електронного повідомлення. Якщо це офіційний стиль, тоді і відповідати потрібно в тому ж стилі.
    • Постарайтеся відповісти в нейтральній формі, навіть якщо повідомлення є агресивним або грубим. В електронному повідомленні набагато складніше визначити емоції, ніж при телефонному дзвінку.
  • Write a Follow Up Email Step 3.jpg 3 Зверніть увагу, коли було відправлено повідомлення. Постарайтеся відповідати на важливі повідомлення протягом 24 годин.
    • Використовуйте опцію маркування електронних повідомлень, щоб упорядкувати їх у вхідних по пріоритету.
  • Write a Follow Up Email Step 4.jpg 4 Перед відповіддю прочитайте повідомлення ще раз. Більш незрозумілі або заплутані повідомлення прочитайте 3-4 рази.
    • Якщо зміст повідомлення не зовсім зрозуміло і у вас є можливість зателефонувати людині, підніміть трубку і зробіть це. Іноді один короткий телефонний дзвінок допоможе з'ясувати всі питання.
  • Частина 2 із 5: Адресати

  • Write a Follow Up Email Step 5.jpg 1 Зверніть увагу, кому відправляєте копію. Ви повинні відповісти всім. Пам'ятайте, що менеджери та інші відділи побачать вашу адресу електронної пошти.
    • Чим більше людей вказані в якості адресатів в полі "копія", тим більше ви повинні бути обережні при надсиланні відповіді. Якщо ви були зазначені в такому полі, по всій ймовірності, вам не треба відповідати.
  • Write a Follow Up Email Step 6.jpg 2 Завжди дотримуйтесь діловий етикет. Ви повинні завжди використовувати привітання і підпис, винятком може бути лист до добре знайомій людині, коли ви пишете про щось, не пов'язаних з бізнесом.
  • Write a Follow Up Email Step 7.jpg 3 Не відповідайте всім, якщо інформація не пов'язана з іншими людьми. Наприклад, якщо ваш начальник розіслав електронні повідомлення всім працівникам, але у вас є питання з цього приводу, відповідайте тільки своєму начальнику.
  • Частина 3 із 5: Правила відповіді на електронне повідомлення

  • Write a Follow Up Email Step 8.jpg 1 Змініть тему повідомлення, якщо в ньому піднімається кілька питань. Одержувачу буде простіше зрозуміти важливість повідомлення.
  • Write a Follow Up Email Step 9.jpg 2 Видаліть всі форматування. Люди дивляться електронні повідомлення на планшетах, смартфонах та інших пристроях, які не відображають форматування. Видаліть курсив, виділення жирним шрифтом і ніколи не пишіть всі букви великими.
  • Write a Follow Up Email Step 10.jpg 3 Почніть електронне повідомлення привітання. Це може бути офіційне привітання, таке як "Шановний Василь Петрович" або менш офіційне - "Здрастуйте, Анатолій".
  • Write a Follow Up Email Step 11.jpg 4 Подякуйте людини за повідомлення, якщо воно було корисне, творче або своєчасне. Трохи лестощів не завадить. Але не слід довго поширюватися на цю тему.
  • Write a Follow Up Email Step 12.jpg 5 Спочатку дайте відповіді на актуальні питання. Інформація в першому абзаці отримає особливу увагу.
  • Write a Follow Up Email Step 13.jpg 6 Навчитеся відповідати на електронні повідомлення з декількома питаннями. Якщо в повідомленні більше трьох питань, скопіюйте і вставте в своїй відповіді, потім під кожним з них напишіть свою відповідь.
    • Можете розмістити під питанням тире або маркер, щоб виділити вашу відповідь. Деякі використовують інший колір тексту, але він може не відображатися на всіх пристроях.
  • Write a Follow Up Email Step 14.jpg 7 Додайте вітання в кінець. Як і з привітанням, використовуйте офіційні вирази, як "З повагою", або менш офіційне "До зв'язку".
  • Write a Follow Up Email Step 15.jpg 8 Додайте підпис в кінець повідомлення. Більшість поштових програм мають автоматичну підпис, але в деяких їх треба вставляти вручну.
  • Частина 4 із 5: Перевірка відповідей

  • Write a Follow Up Email Step 16.jpg 1 Перевіряйте орфографію у всіх ваших відповідних електронних повідомленнях.
  • Write a Follow Up Email Step 17.jpg 2 Приберіть сторонню інформацію. Електронна пошта - форма короткого спілкування в повідомленні повинно бути не більше кількох параграфів, якщо тільки ви не відправляєте звіт.
  • Write a Follow Up Email Step 18.jpg 3 Перевірте повідомлення перед відправкою. Подумайте про те, що повідомлення розглядається як ділове листування та буде збережено. Більшість повідомлень зберігаються на невизначений термін.
  • Частина 5 із 5: Обмеження електронних повідомлень

  • Write a Follow Up Email Step 19.jpg 1 Уникайте сарказму в електронних повідомленнях. Він не сприймається як гумор.
  • Write a Follow Up Email Step 20.jpg 2 Утримайтеся від критики в повідомленнях. Щоб вирішити проблеми з ким-то, використовуйте телефон або зробіть це при особистій зустрічі.
  • Write a Follow Up Email Step 21.jpg 3 Не відправляйте особисті повідомлення за допомогою електронної пошти компанії. Вони часто аналізуються і можуть послужити приводом для звільнення.
  • Що вам знадобиться

    • Теми
    • Заміна відповісти/відповісти всім
    • Маркування електронних повідомлень
    • Вітання
    • Підпис
    • Перевірка правопису
    • Загальна перевірка




    Додати коментар
    Ваше ім'я:  
    Напівжирний Нахилений текст Підкреслений текст Перекреслений текст | Вирівнювання по лівому краю По центру Вирівнювання по правому краю | Вставка смайликів Вибір кольору | Прихований текст Вставка цитати Перетворити вибраний текст з транслітерації в кирилицю Вставка спойлера

    2+2*2=?