Відповіді на всі випадки життя прямо на цьому сайті

Як ефективно управляти вашим Outlook Email

Рекламний блок

Кроки

Метод 1 з 6: Фільтрація

  • 1 Швидко фільтрувати повідомлення. Outlook 2010 має нову особливість, яка допомагає відсортувати повідомлення за датою і об'єднати їх в Бесіду.

    • Коли ви використовуєте цю особливість, повідомлення з однією темою будуть з'являтися як Бесіда і користувач може переглядати, розгортати або згортати їх, натиснувши на іконку зліва від Теми. Повідомлення всередині кожної бесіди класифікуються з новітнім повідомленням вгорі. Коли приходить нове повідомлення, вся Бесіда переміститься вгору списку листів, що допоможе вам легко відслідковувати потік електронних листів.
    • Щоб активувати Бесіду, у вкладці Вигляд у групі Повідомлення, поставте галочку навпроти «Показувати як бесіди». Ви можете зменшити розмір Бесіди з допомогою інструменту «Очистити». Ця функція допоможе видалити дублікати повідомлень у Розмові.
    • На вкладці Основне у групі Видалити, натисніть на Очистити, а потім на Очистити бесіду. У всіх версіях Outlook, користувач може знайти повідомлення в поштовій скриньці швидше, відсортувавши папки з електронними листами. Наприклад, ви можете відсортувати листи по даті, відправнику і розміром файлу або важливості.
  • 2 Використовувати стандартизовані заголовки тем. Ви витрачаєте багато енергії, щоб сфокусуватися між постійно мінливій темою, замість вмісту. Чи намагаєтеся ви читати в хронологічному порядку або за "важливість персони". Це випалює вам мозок. Замість цього візьміть собі за правило стандартизувати теми. Це відноситься і до електронної пошти від безпосередніх підлеглих і працює краще, ніж ланцюжка Бесіди.

    • Визначте 2 – 5 головних проектів, в яких ви берете участь; створіть заголовки тим щоб реагувати на них.
    • Дайте команді знати, що ви будете відслідковувати всі ті електронні листи, у яких буде стандартний заголовок теми. На даний момент ці теми у вас в найвищому пріоритеті – ваші листи будуть відсортовані по темі і важливості, щоб прочитати/відповісти на них в першу чергу.
    • Проясніть, що неправильно названі листи потраплять у чорний список і перешкодять відправнику від 1 до Х днів.
  • Метод 2 з 6: Групування

  • 1 Групуйте схожі повідомлення у папки. Створюючи нову папку для листів, користувачі можуть визначати пов'язані повідомлення у папки. Наприклад, ви можете згрупувати повідомлення по темі, проекту, з'єднанню або іншої категорії, яка підходить вашій роботі або хобі. Користувачі також можуть створити папку для всіх повідомлень вашого боса або когось важливого, включаючи принципову інформацію, яку потрібно зберегти. Щоб створити нову папку Outlook 2010, у вкладці Папка, Нова, натисніть Нова папка. Щоб створити нову папку в Outlook 2007 або Outlook 2003, на панелі Меню нажмте Файл,..., потім Папка.

  • Метод 3 з 6: Папка пошуку

  • 1 Створіть папку пошуку, щоб шукати повідомлення. Папка пошуку – це швидкий і зручний спосіб знайти колекцію електронних листів. Вона не зберігає повідомлення, але надає віртуальні папки, які відображають повідомлення у ваших Вхідних, базуючись на атрибутах, які ви шукайте. Папка пошуку Outlook надає стандартні засоби як Непрочитані, але також ви можете створити свої власні правила. Наприклад, ви можете використовувати папку пошуку, щоб знайти всю інформацію, що відноситься до певного проекту, важливого клієнта або найближчого зборам.

    • Щоб створити папку пошуку Outlook 2010, в меню Пошта, вкладка Папка, Новий, натисніть Нова папка пошуку.
    • Щоб створити папку пошуку Outlook 2007 або Outlook 2003, в пошті в меню Файл, наведіть вказівник на Новий, потім натисніть Папка пошуку.
  • Метод 4 з 6: Фільтр пошти

  • 1 Зменшіть кількість спаму з фільтром пошти. Тримайте маловажні повідомлення подалі від Вхідних, використовуючи Фільтр Спаму Outlook. Этотфильтрбудетотправлятьэлектронные листи, помеченныекакНежелательные, в окрему папку поштової скриньки. Користувачі можуть переглядати вміст цієї папки, щоб переконатися, що жодне вагоме лист туди не потрапило. Якщо це сталося, ви повинні настроїти фільтр уникати неправильного маркування листів в майбутньому.

  • Метод 5 з 6: Колірні категорії

  • 1 Призначте категорію. Призначте колір незв'язаної групі електронних повідомлень та інших категорій Outlook, як замітки, контакти і зустрічі. Після цього користувачі можуть легко ідентифікувати і сортувати їх. Наприклад, ви можете легко відстежувати всі повідомлення, зустрічі та контакти за проектом комп'ютерних продажів, створивши категорію "Продаж комп'ютерів" і призначивши її до повідомлень.

  • Метод 6 з 6: Позначки

  • 1 Відзначте для відстеження. Користувачі можуть використовувати функцію Позначка для Відстеження, зазначивши повідомлення та завдання, щоб сортувати чи маркірувати їх. Прапорці будуть підказувати вам відслідковувати подію, вказуючи на чий або запит або завдання в повідомленні або контакті. Також вони з легкістю приведуть в порядок вашу папку з листами, так як ви будете точно знати що і коли робити. Відмітьте, що коли ви створюєте завдання та ставите дату виконання, вона автоматично буде відзначена, а ви не забудете дату закінчення терміну дії і виконайте її.

  • Рекламний блок


    Додати коментар
    Ваше ім'я:  
    Напівжирний Нахилений текст Підкреслений текст Перекреслений текст | Вирівнювання по лівому краю По центру Вирівнювання по правому краю | Вставка смайликів Вибір кольору | Прихований текст Вставка цитати Перетворити вибраний текст з транслітерації в кирилицю Вставка спойлера

    2+2*2=?